Online-Trainings in MS Teams gezielt vorbereiten

MS Teams unterstützt die Kommunikation und das gemeinsame Arbeiten in Unternehmen. Außerdem bündelt und strukturiert es innerhalb und außerhalb verschiedener Teams zahlreiche Tools, die für eine Zusammenarbeit nützlich sein können. Diesen Aufbau von MS Teams kannst du als Trainer*in nutzen, um Seminare und Workshops optimal vorzubereiten. 

Dafür empfiehlt es sich, für jedes Training jeweils ein separates Team anzulegen. So gestaltest du für jede Veranstaltung einen eigenen Seminarraum, den du wie auch im Präsenztraining einrichten und vorbereiten kannst. 

Vorbereitung

Du kannst die Struktur von MS Teams nutzen, um das Training schon so vorzubereiten, dass alle Teilnehmenden, die Mitglieder des Teams sind, im Training darauf zugreifen können. 

Genau wie im Präsenztraining ist es wichtig, als erstes die „Trainertasche“ zu packen. Überlege dir daher zuerst, was du alles brauchst, um das Training durchzuführen: 

Welche Dokumente sollen die Teilnehmenden vorab erhalten?
An welchen Dokumenten wird während des Trainings gearbeitet?
Brauche ich unterschiedliche Dokumente für unterschiedliche Gruppenarbeiten? Und macht es Sinn, diese voneinander zu separieren?
Was sollen die Teilnehmenden vor dem Training sehen können und was erst Schritt für Schritt?
Welche Tools werden im Training zur Anwendung kommen? 

Den virtuellen Seminarraum einrichten

Nachdem du gedanklich den Inhalt deiner „Trainertasche“ gepackt hast, kannst du starten, das Team und somit den virtuellen Seminarraum einzurichten. 

1. Vorbereitungsaufgaben anlegen

Lade alle zur Vorbereitung relevanten Dateien in das Team, die es den Teilnehmenden ermöglichen, sich auf das Training vorzubereiten. Dafür kann es hilfreich sein, einen separaten Kanal im Team zu erstellen und diesem bspw. „Vorbereitungsaufgaben“ zu nennen. Oder du nutzt den Kanal „Allgemein“ und legst dort alle Aufgaben unter „Dateien“ ab.  

2. Gruppenarbeiten vorbereiten

Lege anschließend Kanäle für die unterschiedlichen Gruppenarbeiten an, um die Orientierung für die Teilnehmenden zu erleichtern. Benenne die Kanäle nach den Gruppenarbeiten. 

Füge in die Gruppenarbeitskanäle anschließend bspw. die Aufgaben für die Gruppenarbeiten oder Dateien, auf denen die Ergebnisse gesammelt werden sollen, ein. 
Schalte den Kanal bei der Anlage auf „Privat“ - so können ihn die Teilnehmenden noch nicht sehen. Erstelle dafür einen neuen Kanal und setze die Datenschutzeinstellung auf „Privat - nur für eine bestimmte Personengruppe im Team zugänglich“. 

Tipp: Überlege dir vorab, welche Kanäle du auf „Privat“ stellen willst. Um einen Kanal während des Trainings für die Teilnehmenden freizugeben, muss jede*r Teilnehmende hinzugefügt werden, was einige Minuten in Anspruch nehmen kann. 

3. Tools einfügen

Anschließend kannst du Tools einfügen, die du im Training einsetzen möchtest. Hierbei eignen sich bspw. das Whiteboard oder MS Forms gut für Umfragen. Du kannst aber auch Webseiten oder Videos einbinden, wenn du diese benötigst. 

Dies ermöglicht dir, ohne das Öffnen diverser Webseiten alle relevanten Tools in Teams übersichtlich zusammengefasst und jederzeit startbereit zu haben.

Klicke in den entsprechenden Kanal und mittig im Kanal auf das „+“ in der oberen Zeile. Wähle dann das entsprechende Tool aus. 

Das gewählte Tool legt sich daraufhin als Registerkarte im Kanal ab und du kannst dem Tool den Namen geben, den du im Training verwenden möchtest. 

Tipp: Wenn die Teilnehmenden Dokumente, Videos oder Webseiten nicht sehen sollen, lege dir einen privaten Kanal an, um dort diese Dinge für dich selbst abzulegen. 

4. Teilnehmende einladen 

Erst wenn du deinen Seminarraum fertig gestaltet hast, solltest du die Teilnehmenden in das Team einladen. Damit vermeidest du, dass die Teilnehmenden Benachrichtigungen von deinen Aktivitäten erhalten. 

Außerdem wirkt es professionell, wenn Teilnehmer und Teilnehmerinnen den virtuellen Seminarraum komplett vorbereitet vorfinden. 

Anschließend kannst du über den Chat des jeweiligen Kanals die Teilnehmenden dazu auffordern, die Vorbereitungsaufgaben zu erledigen. Sie erhalten dann diese Chatnachricht in ihr Teams oder, sofern Sie nicht in MS Teams angemeldet sind, per E-Mail. 

Wichtig: Die Einladung in das Team und somit in den virtuellen Seminarraum ist noch keine Einladung in die Besprechung. Diese muss separat erfolgen oder als „Spontan-Besprechung“ über den Kanal kommuniziert werden. 

Gastzugang

Du bist nur als Trainer*in per Link in eine Besprechung eingeladen, nur als Gast in einem Team oder du kannst keine Teams erstellen? Dann nutze dein eigenes MS Teams trotzdem als Vorbereitungstool, um unnötige Klicks und Suchen zu vermeiden. 

Du kannst einzelne Teams für Trainingsthemen oder -formate anlegen und

• alle relevanten Dateien den Teams zuordnen und diese dort abspeichern,
• wichtige Webseiten einbinden, um diese schnell zu finden,
• Tools, die du im Training nutzen und freigeben möchtest, einbinden,
• Trainerkolleg*innen in das jeweilige Team hinzuholen, um z. B. Dokumente und Leitfäden zu besprechen und gemeinsam daran zu arbeiten,
• Notizen zu den einzelnen Trainings an- und ablegen,
• Feedback-Umfragen über Forms einbinden, um schnell die Rückmeldungen der Teilnehmenden einzusehen.