Online-Trainings mit Microsoft Teams

Microsoft Teams ist derzeit in aller Munde. In vielen Unternehmen dient es als bevorzugtes Kommunikationstool und gewann in den letzten Wochen zunehmend an Bedeutung. Neben der Nutzung zu Kommunikationszwecken und dem Einsatz in Online-Meetings findet Microsoft Teams zunehmend auch für die Durchführung von Workshops und Seminaren Anwendung.

In diesem Artikel möchte ich kurz beschreiben, was Microsoft Teams ist und wie es für Online-Trainings genutzt werden kann.

Was ist Microsoft Teams?

Microsoft Teams ist eine Software, die im neuen Microsoft Office 365 integriert und kostenfrei nutzbar ist. Das macht die Nutzung für viele Unternehmen interessant, die mit Microsoft Office arbeiten.

Mit Microsoft Teams ist es möglich, in verschiedenen Teams zu chatten, Aufgaben zu stellen, gemeinsam Dokumente zu bearbeiten, zu teilen und vieles mehr. Zudem gibt es eine Vielzahl an Apps, die integrierbar sind. Durch die direkte Anbindung an Microsoft Outlook bietet MS Teams eine attraktive Plattform für die Verwaltung von Terminen und die Übertragung von Aufgaben.

Die Möglichkeit der Speicherung des gesamten Verlaufs und aller erstellten Dokumente macht MS Teams nicht nur für das Projektmanagement interessant.

Die Idee, die hinter MS Teams steckt, ist es, die Kommunikation in Teams und Organisationen zu erleichtern. Aus diesem Grund ist die Software mit Besprechungs- und Videocall-Optionen ausgestattet.

Online Trainieren mit Microsoft Teams

Zunehmend gewinnt MS Teams auch für die Gestaltung von Workshops und Online-Trainings an Bedeutung.

Microsoft Teams ist auf den ersten Blick vielleicht nicht die perfekte Plattform zur Durchführung von Live-Online-Trainings. Für uns als Trainer und Trainerinnen bedeutet dies aktuell, kreativ und flexibel auf die Gegebenheiten einzugehen. Viele Funktionen, die bei anderen bekannten Plattformen - wie bspw. Zoom oder GoToTraining -vorhanden sind, fehlen hier gänzlich. Microsoft hat dies bereits erkannt und bemüht sich, die Besprechungen in MS Teams auch für die Durchführung von Online-Trainings zunehmend nutzbar zu machen, indem viele Features erweitert werden. Schon heute besitzt MS Teams jedoch bereits einige hilfreiche Apps und unterstützende Funktionen, die für die Gestaltung interaktiver Online-Trainings sehr nützlich sind.

Vorteile der Nutzung von MS Teams als Trainingsplattform

Keine technische Einführung

Durch die tägliche Berührung mit sowie die häufige Nutzung von MS Teams haben die Mitarbeitenden der mit Microsoft Office 365 arbeitenden Unternehmen eine hohe Kompetenz in der Anwendung dieser Plattform. Das bedeutet für uns als Trainer*innen: Eine technische Einführung wie auf anderen Plattformen ist im Rahmen firmeninterner Seminare meist nicht notwendig.

Keine Installation

Auch gibt es keine Schwierigkeiten mit Verlust von Datenvolumen durch interne Firewalls oder der bei anderen Online-Trainingsplattformen oft notwendigen Installation von Anwendungen auf firmeninternen Rechnern.

Kamerafunktion

War die Anzahl der sichtbaren Kameras bei der Nutzung von MS Teams bis vor Kurzem noch auf vier Teilnehmende beschränkt ist es inzwischen möglich, neun anwesende Teilnehmende gleichzeitig zu sehen. Für Online-Trainings mit bis zu acht Teilnehmenden ist die Nutzung der Kameras also unproblematisch. Im Training von größeren Gruppen gilt es aktuell, kreativ und flexibel zu bleiben. Eine kreative Lösung hierfür könnte sein: Der Trainer oder die Trainerin bittet die Teilnehmenden dann die Kamera anzuschalten, wenn sie etwas beitragen wollen. Dies bietet den positiven Effekt, dass jeder sofort bemerkt, wenn jemand etwas sagen möchte und es wird dabei niemand übersehen.

Besprechung und Cockpit getrennt

Eine weitere vorteilhafte Funktion von MS Teams ist die Trennung der Besprechung vom Cockpit. Diese ermöglicht im Training, die Besprechung in einem separaten Fenster sehen zu können. Das Cockpit kann unabhängig davon bedient werden. So gelingt es leicht, die Teilnehmenden im Blick zu behalten während an Dokumenten gearbeitet wird.

Arbeit mit Dokumenten

Im Vergleich zu anderen Plattformen liegt ein großer Vorteil von MS Teams in der Möglichkeit der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten. Einige Online-Trainingsplattformen erfordern das vorherige Speichern im Backend oder die Nutzung separater Tools, um die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten zu ermöglichen. In MS Teams können, über die Nutzung des Cockpits, Dokumente direkt miteinander bearbeitet werden. Hierfür ist lediglich erforderlich, dass alle Teilnehmenden das Dokument in ihrem eigenen MS Teams öffnen. Voraussetzung dafür ist, dass alle Teilnehmer*innen diese Funktion freigeschalten haben – dies gilt es vor einem Training zu prüfen und zu beachten. Die Einstellungen hierzu werden im SharePoint vorgenommen.

Die Ergebnisse der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten werden automatisch gespeichert und in dem jeweiligen Team abgelegt. Die Teilnehmenden können auch nachträglich noch an dem Dokument weiterarbeiten.

Was gibt es zu beachten?

Für externe Trainer*innen gilt zu beachten, dass sie sich während des Trainings im MS Teams des Unternehmens bewegen. Das bedeutet, wahrscheinlich nicht als vollwertiges Mitglied angelegt zu sein und nur eingeschränkte Funktionen als sogenannter „Gast“ zu haben. Eine vorherige Abstimmung mit dem Auftraggeber zur Klärung, welcher Funktionsumfang im Rahmen des Trainings verfügbar sein wird und freigeschalten werden muss ist hierfür sinnvoll. Bei einem Zugang mit eingeschränkten Funktionen besteht die Möglichkeit, Teilnehmende im Online-Training zur Unterstützung zu suchen, an die Dokumente und andere Sachen zum Hochladen in MS Teams gesendet werden können.

Flexibilität

Im Falle eines eingeschränkten Funktionsumfanges hilft Kreativität. Sollten nicht alle Funktionen zur Verfügung stehen, bietet sich die Arbeit mit Methoden an, die auch ohne digitalen Stift und Textfeld auf der Plattform umsetzbar sind.

Funktionen wie Gruppenräume oder Aufgabenverteilung bietet die Plattform klassisch nicht. Jedoch umfasst sie Apps und Funktionen, die dafür nutzbar sind. MS Teams bietet eine Vielzahl an kostenlosen Apps, die hinzufügt werden können und im Rahmen eines Trainings nützlich sein können. 

Beispiel: Mit der App „MindMeister“ lassen sich Mindsets sehr einfach gestalten. Nach Einfügen der App als Registerkarte direkt in das Team können alle Teammitglieder dieses Teams darauf zugreifen und eine gemeinsame Bearbeitung der digitalen Mindmap ist dann möglich. Alle Eingaben und Änderungen der Teilnehmer*innen in der digitalen Mindmap sind direkt in dem Team abspeichert und jederzeit abrufbar ist.

Die Frage nach dem Datenschutz

Gerade für freie Trainer*inen, die MS Teams als Plattform für ihre Trainings nutzen wollen stellen sich bei der Wahl der Plattform folgende Fragen: Wie sicher ist die Plattform in Bezug auf den Datenschutz? Was passiert mit den Daten der Teilnehmer*innen? Werden Aufzeichnungen des Trainings angefertigt und wo werden diese abgespeichert?

Microsoft Teams ist Teil des Microsoft Universums und somit Teil eines amerikanischen Unternehmens. Gemäß Hinweisen von Microsoft werden durch die Eingabe einer deutschen Adresse bei der Anmeldung alle Daten auf einem deutschen Server gespeichert.  

Vorteilhaft ist ebenso die Arbeit mit unterschiedlichen Teams. Nur innerhalb eines Teams können von den zugehörigen Mitgliedern Dokumente oder Besprechungen eingesehen werden. Der Inhaber des Teams kann genau bestimmen, was die einzelnen Mitglieder tun dürfen und was nicht.